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兰州理工大学 工大土木学院 百度一下

发邮件(E-mail)申请调剂和联系导师时的注意事项

自从独立招收研究生以来,每年总会收到一些联系导师或申请调剂的邮件,除了客观条件外,就邮件形式、内容而言,总有很多学生一看就让人不满意。发邮件联系导师可以说是与目标导师的第一次正式交流,不该是轻率之举;很多时候细节决定成败,邮件的第一印象就决定了导师是否继续往下看你的后续内容;没有标题、或没有正文、或没有称呼的邮件,我一般都不会继续往下看。遇到问题和对应建议总结如下:

(1)要有一个正式的邮箱,邮箱名也要正式一点。邮箱可采用现在常用的免费商业邮箱,如126/163等;邮箱名最好体现你自己的姓名,不易过长、不易过短(过短可能申请不下来);按照国际化的原则,可以名字的缩写在前、姓在后,如刘德华(dhliu@163.com,要是有重复,可组合一些数字等);采用QQ邮箱也可,但名不建议用QQ号,因为显得非常没有特点。(参考帖子:欲挂云帆济沧海,初入江湖备锦囊——写给初入科研江湖的年轻学子们(刘庆宽),http://beesr.cn/post/52.html)

(2)邮件标题相当于写文章的标题,绝对不能缺少,而且要简洁明了的写清楚邮件的目的和主要内容。比如联系导师的标题,你可以是:姓名+本科学校+专业+分数+报考院校+专业,这样导师看了就一目了然。导师若回复了你的邮件,也要尽快回复导师,骑驴找马的事情虽然有,但不要拖太长时间;比如,我一般会很快回复学生的邮件,学生要是3天内没有回复,基本就结束交流了;倘若导师拒绝了你,也礼尚往来的回复以下,万一日后碰到也好开口。

(3)邮件正文也不能缺少,今年因为在网上挂出了调剂信息,因此收到了很多邮件,只2月28号一天就收到几十个邮件,其中有好几封都没有正文,只有个附件。记住:能用正文简单交代清楚的事情就不要用附件。一个典型的例子是:有一位发的邮件标题是“尊敬的老师:.txt”,打开一看没有正文,只有一个名为尊敬的老师:.txt”的TXT文件;能用TXT写清楚的内容,为什么不在邮件正文写呢?不可思议!

(4)发邮件要注意称谓和礼貌性语言(导师一般都比你年龄大,按照中国人不习惯直呼长者姓名的习惯,不要在邮件中直呼其名),邮件内容要简单明了地交代清楚缘由和目的,语言要诚恳。当然,你可能在海投邮件联系导师,这时候千万不要把称呼写错,我收到的邮件当中就有“尊敬的徐老师、尊敬的王老师、试教授”这样的称呼;也不要写错别字,有人在邮件抬头就写“课题组的教授门”;另外,即便是海投邮件,但千万不能群发,导师非常反感这种偷懒的行为,举个不太恰当的例子,你同时约了两位女士在一起相亲,你觉得这两位女士是什么感受,两位女士有接受你的可能吗?!你应该让导师从邮件中看到你的真诚和素养!我们从小写作文就有写信的训练,发邮件是现代化的通信方式,除了抬头,也应该有落款。

(5)联系导师时一定要适当了解导师的研究方向、发表论文、科研项目等情况并在邮件中体现,这样导师就觉得你经过了调研(科研上叫文献检索、信息综述),也说明你联系导师非轻率之举。

(6)联系导师的邮件中一定要有一份比较详细的简历,既让导师对你有个基本了解,也体现出你做事的态度。邮件内容必须是真实的,即便你的过去可能不太优秀(挂科多成绩不好,或者毕业于网络教育、自学考试、成人应届本科、分校或独立学院及民办高校),但一定不要遮掩、隐瞒,每个人都要背负自己的过去,导师看中的往往是素质和潜力,将来的优秀才是最关键的。

(7)最好能给导师提供有一份成绩单,以便让导师了解你所修的课程,导师连你学过什么都不了解,可能无法决定是否接纳你。假如没有学校正式的成绩单,你可以自制一份,须成绩真实。

(8)邮件中不宜有过大的附件,附件要便于导师阅读,证书扫描件可不附。前几天出差在路上收到一份邮件,说附件里面有简历、成绩单和证书扫描件,结果一看是30多兆的压缩包,手机上根本看不了,只能回到单位再下载查看。

(9)一定在邮件中交代清楚你就读的学校、专业,以及报考的学校专业等基本信息;我就收到过两封没有以上信息的邮件(也没有附件等),连你是哪个学校的都不清楚,怎么让导师招你了。

(10)不要吹牛、说大话!谦虚谨慎、诚实可靠是成功的基本素质。有人在邮件中说“学习态度刻苦认真,是同学眼中的学霸,所以各科考试均顺利通过”。要回成绩单一看,果然是“顺利通过”。但是,高等数学(上、下)平均不到70,土木专业最基础的三大力学平均不到65,结构设计原理(混凝土和钢结构)平均不到75,不知道该怎么理解“学霸”?再说,就算你每科都考100,你不是还想跟着导师学习嘛,不然联系他干吗?

细致、严谨、踏实、认真是做科研的基本素质,从你一封邮件就把你的不足暴露无遗时,哪个导师还敢接受你?


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